Usar los datos y dashboards para motivar a tu equipo

Mantener al equipo motivado es fundamental para lograr alcanzar los objetivos y así conseguir sacar la mejor versión de sus componentes. Con el dashboard podremos conseguir tener de manera resumida y clara los datos de nuestras acciones y de esta manera saber qué estrategias nos están funcionando.

¿Qué es un dashboard?

Un dashboard o cuadro de mando, es una herramienta de business inteligence que nos va a permitir gestionar toda la información que previamente se habrá monitorizado y analizado. 

Este sistema nos mostrará de manera visual los Indicadores Clave de Actuación (KPI), los datos y las métricas para llevar un seguimiento del estado real tanto de la empresa, como de un departamento, de una campaña o simplemente de un proceso en concreto. Esto nos ayudará a conocer qué métricas nos dificultan conseguir los objetivos marcados en la estrategia de Marketing. 

Podemos definir un dashboard como una síntesis donde se recogen en un mismo sitio los datos provenientes de diferentes fuentes y nos los presenta de manera que resalten aquellos más importantes. 

Características que debe tener un dashboard

➡️ Útil
El dashboard solamente debe tener los KPIs más importantes para el departamento, campaña o proceso para el que lo empleemos. Para dirigir correctamente el dashboard podemos plantear las principales preguntas a las que queremos respuesta. 

Tenemos que tener en cuenta que las KPIs tienen su ciclo de vida; se definen, se vuelven a redefinir y puede que llegados a un punto queden obsoletas. Por eso es importante tener en cuenta que deberemos revisarlas periódicamente por que puede que las métricas empleadas dejen de sernos útiles. 

Por último, tenemos que elegir, de manera que estén alineados con nuestro objetivo, los KPIs de manera que a través de estos indicadores seamos capaces de averiguar si las acciones empleadas están siendo efectivas, si nos están ayudando a conseguir nuestros objetivos o simplemente si deberíamos dejarlos para más adelante. El informe debe incluir información relevante. 

➡️ Visual
Uno de los requisitos indispensables para esta herramienta es que sea lo más visual posible. Para ello deberemos contar con gráficos, cifras y fechas destacadas, como la utilización de colores para hacer el informe más atractivo y mucho más rápido a la hora de localizar la información deseada. 
Con los datos presentados de manera esquemática será mucho más fácil y rápido leerlo. 

➡️ Práctico
La principal función del dashboard será guiar a nuestro equipo en la toma de decisiones. A partir de este documento, resolveremos cuestiones importantes acerca de nuestros pasos a seguir para alcanzar los objetivos. Por ello el cuadro de mando debe de estar explicado de manera explícita, ya que de la manera en que interpretemos dicha información tomaremos unas medidas u otras. El informe deberá darnos la correcta contextualización de los datos para posteriormente comparar e interpretar para poder sacar valoraciones que nos ayuden a definir el rumbo de nuestra estrategia. 

➡️ En tiempo real
El dashboard debe estar actualizándose a cada momento, los datos cambian a cada momento y por esto es recomendable tener una herramienta en analítica que recoja en tiempo real toda esa información y la vaya proyectando en dicho cuadro de mando.

Cómo crear y utilizar un dashboard para motivar a tu equipo

1️⃣ Define el objetivo del dashboard y establece los KPI

Como en cualquier proyecto, el primer paso es definir el objetivo. Plantearnos preguntas como; ¿para qué proyecto creamos el dashboard?, ¿qué información queremos introducir? o ¿qué podremos averiguar con estos datos?

Los KPIs son fundamentales para lograr alcanzar los objetivos fijados, ya que una KPI es un dato muy fiable que nos ayudará a saber si nos estamos acercando al cumplimiento de los objetivos, y como consecuencia cambiar nuestra estrategia si los resultados no están siendo los esperados.

2️⃣ Crea una base de datos

En relación a las KPIs que hayamos seleccionado, será necesario definir qué información deseamos obtener para tenerla bien organizada. Planteándonos preguntas como; ¿quienes son nuestros mejores clientes?, ¿cuál es el valor del ticket medio?, por ej.

Estas preguntas irán en relación a la información que quieras obtener para crear tu base de datos.


3️⃣ Crea la estructura del dashboard 

Te recomendamos que crees 3 hojas en el Excel para tener la información clasificada y sea más fácil a la hora de acceder a ella. 

  •  Datos: toda la información de tu base de datos
  • Tablas dinámicas: crearemos las tablas dinámicas que nos servirán para nuestro dashboard
  • Dashboard: incluiremos los gráficos dinámicosUna vez creadas estas tres hojas en el Excel con toda la información correspondiente en cada una de ellas, trasladamos nuestros gráficos al Dashboard.


4️⃣ Crea segmentaciones 

De esta manera podrás filtrar las tablas y gráficos dinámicos y encontrar la información de manera más rápida.

5️⃣ Comprueba su efectividad

Como último paso, comprueba que el dashboard en Excel funciona. Prueba los filtros y los diferentes elementos que conforman dicho documento y que funcionan correctamente.

Con este paso podremos asegurarnos de que todas las variables que hemos aplicado funcionan correctamente. 

Dashboard para motivar a equipos de ventas

Al ser un documento que se caracteriza por sintetizar la información más relevante y presentarla de manera visual, nos ayudará a darle énfasis a aquellos datos que queramos resaltar. De esta manera podremos hacer que dicha información sea más llamativa y consigamos dirigir la atención de nuestro equipo a esos resultados. 

Cuando los resultados obtenidos son positivos, es muy fácil mantener al equipo motivado y con ganas de seguir en la línea de trabajo llevada hasta el momento. 

Hagamos que las dificultades consigan sacar nuestra mejor creatividad y conseguir la mejor versión de nosotros mismos o, en este caso, la mejor versión del equipo.

Cuando los datos obtenidos nos muestran que las medidas que hemos estado implementado no están funcionando, puede ser que el ánimo de nuestros equipo se venga abajo. Al igual que tenemos la posibilidad de destacar los datos que nos interesen, también podemos utilizar toda la información recibida en el cuadro de mando para poner en marcha nuevas estrategias basándonos en los resultados obtenidos y aplicar nuevas medidas para conseguir los objetivos marcados.

En tiempos buenos todos mantenemos el ánimo subido, pero  cuando las cosas no van como esperábamos es fácil perder la motivación o las ganas de seguir trabajando duro. Este informe puede ser la clave para ayudarnos a ver en qué estamos fallando y ayudarnos a redefinir nuestra estrategia de Marketing y empezar de nuevo con más ganas que antes, ya que ahora partimos sabiendo las cosas que no nos están funcionando y aprovecharlo para sacar nuestro máximo potencial. 

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