Plan de empresa: Qué es y cómo hacerlo paso a paso

El plan de empresa es la carta de presentación  si decides buscar un inversor para tu compañía.

También se vale un poco de romanticismo y me atrevo a definirlo como el sueño de un negocio que se convierte en empresa y al final de la historia demuestra si es rentable o no.

Volviendo a lo concreto, debes dedicarle tiempo, no puedes  diseñarlo la noche antes de la reunión con un posible socio.

No hay lugar para la improvisación ni para dejar cosas al azar. 

Mostrar su importancia y cómo elaborarlo serán los objetivos de este post.

Plan de empresa

¡Vamos a definirlo!

El plan de  empresa  es un documento que refleja  los objetivos de tu negocio, las estrategias que implementarás para sostenerlo, su organización, la inversión requerida y la rentabilidad esperada.

La guía también sirve para plantear soluciones a los problemas que surjan tanto en el entorno externo como en el interno de la empresa.

Aunque es considerado el punto de partida de una empresa, también se aplica a negocios ya establecidos que desean lanzar un nuevo producto al mercado o hacer una incursión en otro.

Uno  de los mitos que rodea a esta herramienta es que solo se aplica a grandes compañías. En cambio, los pequeños proyectos también deben beneficiarse de la claridad que otorga para maximizar su éxito. 

¿La razón? Muy clara. Existe una gran competencia en el mercado, cosa que nos obliga a convivir con escenarios que, en ocasiones, resultan  ciertamente desfavorables. El plan de empresa nos ayudará a anticiparnos y prevenirnos ante estos

En resumen, se trata de redactar con coherencia y una visión realista  todas las ideas que tienes en tu cabeza.

Seguramente te  preguntes cómo y dónde surgió todo esta idea de crear un  plan de empresa. 

Tuvo su origen en Estado Unidos en la década de los 60, como una respuesta a la necesidad de las corporaciones de invertir los remanentes de su capital.

Pero fue no hasta finales de los 70, con el fenómeno del desarrollo empresarial en  Silicon Valley , que se popularizó. 

Las reglas de oro para un  plan de empresa exitoso:

Las reglas de oro para un plan de empresa exitoso

Aunque  la mayoría de planes de empresa tienen la misma estructura, al momento que llegan al escritorio del inversor nadie quiere que pase a las categorías de : “lo leeré luego” o “no me interesa”

El objetivo macro es comunicar una idea que atraiga y convenza a los futuros socios, hasta que digan: Este negocio es rentable y exitoso, me interesa. 

Antes de seguir con el tema, quiero hacer un inciso para aclarar la siguiente duda.

En ocasiones, las personas confunden los planes de negocio, los planes de empresa y los planes de marketing

Es necesario definir que los dos primeros términos son sinónimos. Y el tercero, es parte de los otros dos.

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Resuelto el punto, seguimos con la tarea. Para que tu plan de empresa sea atractivo debe cumplir con 4 reglas de oro:

-Cautivar:

Este punto se refiere a la parte externa (portada, papel y diseño) y el contenido interno, como lo es el resumen, cuerpo, anexos y hasta el tipo de letra.

-Seducir: 

A tal punto, que con la redacción y tu forma de expresar los datos y las previsiones lleves al lector a valorar las posibilidades de entrar en el negocio.

Es importante cuidar la redacción, debe ser breve, concisa, sencilla y evitar expresiones que no aporten valor.

Divertir:  

Divertir, pero con creatividad  precisa, ya que mal empleado este recurso, puedes ocasionar la distracción del inversor, mermar la confianza o poner en duda tu profesionalidad. Dale un toque sutil.

Cuando te recomiendo una pizca de ingenio es para destacar un aspecto a través de diapositivas, vídeos y otros recursos que faciliten la lectura. 

-Precisar:

Para centrarte en aportar información útil, desechar lo superficial y no aburrir ni malversar el tiempo de nadie.

El punto está en la calidad y no en la cantidad, por ello las ideas principales  deben ser comprensibles y ubicarlas en el inicio del texto.

Detalles como tablas económicas, planes económicos financieros, estudios de mercado, currículums del personal y hasta las cartas de recomendación pueden ir en la sección de anexos para evitar saturar al lector. 

Ya pasamos por las recomendaciones sobre una buena praxis en el plan de empresa, ahora vamos a conocer cómo debe estar estructurado.

Antes de desarrollar este aspecto, cabe destacar que no existe una fórmula universal que rija el formato de los planes de negocios.

Lo importante es que puedes adoptar el que más te convenga de acuerdo a los objetivos planteados. 

Por lo tanto, la línea estándar es la siguiente:

-Resumen: Que contenga los aspectos más importantes del plan.

-Definición de la empresa: Sirve para describir el negocio y los puntos básicos que lo conforman.

-Estudio de mercado: En este apartado es necesario desglosar los rasgos vinculados con el entorno en el que funcionará el proyecto.

-Estudio técnico: Que señala todo lo estipulado con el área operativa de la empresa.

-Organización: Se refiere a los detalles organizativos  y la relación entre los diferentes departamentos que lo conforman.

-Análisis de inversión y financiamiento: Se describe la estructura de inversión y las fuentes de financiamiento.

-Estudio de ingresos y gastos: Refleja las estimaciones de los ingresos y gastos que tendrá la empresa en cierto umbral temporal.

Importancia del plan de negocios

Importancia del plan de negocios

Al momento de elaborarlo, tu proyecto será semejante a lo que quieres y no a lo que tu trabajo  (o suerte) decida.

Por lo tanto, te enumero una lista de factores por los qué es importante apostar por este documento:

-Es una herramienta que permite analizar todos los rasgos necesarios para iniciar el funcionamiento de la empresa.

 -Delimita las oportunidades.

-Define cuál es el mercado más idóneo en el que incursionar.  

-Aporta razones de peso para concretar el producto o servicio que ofrecerás. 

-Precisa los pasos que conducen a los objetivos del negocio.

-Ajusta los planes del equipo de trabajo.

-Establece las estrategias de venta.

-Facilita la obtención de la financiación externa, ya que refleja los estados económicos y financieros que comprueban su viabilidad y solvencia.

-Contribuye al  control y medición de los resultados.

-Te ayuda a negociar con los proveedores para obtener mejores condiciones.

-Determina los obstáculos que debe superar la empresa.

-Diseña el marco general financiero.

-Analiza el estatus de la compañía frente a sus competidores.

-Contribuye a captar inversionistas, socios y colaboradores.

-Facilita la planificación financiera.

-Establece criterios de medición de los logros.

-Identifica posibles oportunidades para aprovecharlas en su aplicación.

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Sabemos que un plan de negocio puede tener distintos niveles de complejidad y que requiere tiempo, pero te ayudará a formarte una visión más clara de los desafíos que tendrás que abordar. 

 En esencia el valor de un plan de empresa se centra en 3 ejes:

-Administrativo: Como guía para planificar, organizar, coordinar y controlar.

-De factibilidad: Se refiere a la posibilidad real de llevar a cabo un proyecto.

-Financiero: Como herramienta para captar inversores que apuesten por tu idea y estén dispuestos a formar parte.

¿Cómo hacer un plan de negocios?

¿Cómo hacer un plan de negocios?

Ya que conoces qué es un plan de empresa, su origen, estructura e importancia; te invito a leer la parte final de este post, en el que hablaremos de su diseño. 

Como te expliqué al principio, esta información debes tomarla como referencia, ya que no existe un procedimiento definitivo.

Por lo tanto, tienes la libertad de obviar algunas partes o agregar otras de acuerdo al carácter y objetivo de tu proyecto.

Te puede parecer un poco extenso y engorroso pero es más fácil de lo que imaginas. Así que comencemos:

1. La portada e índice:

Es la imagen que recibirá el lector, por lo tanto asegúrate que tenga un toque profesional para captar su atención a primera. 

Incluye el nombre de la empresa o proyecto, identificación de los autores, año de elaboración, y el logotipo (si lo tienes).

El índice responde a la lista de contenidos o  secciones del plan y  su correspondiente número de páginas.

2. Resumen:

Sintetiza los aspectos más relevantes  del plan, aunque lo ideal es colocarlo al principio de la presentación, su redacción completa la situaremos al final documento.

Lo recomendable es que la extensión sea equivalente a tres páginas, de fácil lectura y que despierte el interés. 

Debe contener:

-Nombre de la empresa. 

-Misión: Se refiere al propósito del negocio. 

Visión: O la imagen de la compañía en el futuro.

-Valores: Son las reglas que conducirán a la organización.

-Ventajas competitivas: Son los motivos que hacen diferente y exitoso a tu producto o servicio. 

Además de responder a las siguientes interrogantes:

-¿Qué necesidades  cubre mi producto o servicio?

-¿Cuál es el mercado objetivo?

-¿Quién lo comprará y por qué?

-¿Dónde y cómo podrán acceder al él?

-¿Por qué este producto o servicio es mejor?

 3. El estudio de mercado:

Describe todo lo relacionado con el mercado en el que operará la empresa, el mercado objetivo y la competencia que tendrá. 

El mercado objetivo o también conocido como el público objetivo, está conformado por los consumidores a quienes está dirigido tu producto o servicio.

Esta sección refleja cuáles son sus gustos, dónde lo compran, cuánto dinero invierten, cuáles son sus hábitos de consumo y costumbres. 

Sobre la competencia, es necesario conocerla para elaborar las estrategias de marketing de manera efectiva.

Hay que saber, dónde se ubica, su experiencia en el mercado, precios, fortalezas y debilidades, estrategias, entre otros aspectos.

 4. El estudio técnico:

También conocido como el plan operativo, contiene la descripción de los requerimientos para funcionar y los detalles del proceso productivo.

En las exigencias físicas se elabora una lista de edificios, locales, terrenos, maquinarias, herramientas, vehículos, mobiliario, materia prima, como algunos  ejemplos.

A la descripción de las diversas etapas que comprende la operación diaria se le denomina proceso del negocio, aquí indicas dónde comprarás los insumos, como los transformarás en productos, el almacenamiento y plan de distribución.

5. La organización del negocio:

Contempla la relación entre las diversas áreas y departamentos de la empresa. 

En el plan debes incluir los siguientes aspectos:

-La estructura o forma jurídica de la compañía.

-Los cargos  de cada departamento y funciones.

-Los gastos de personal.

-Los sistemas de información interna de la empresa.

 6. Inversión y financiamiento:

El objetivo del estudio es describir la estructura de la inversión y los aspectos relacionados con el financiamiento.

Para ello, debes exponer al lector cuál será el capital con el que cuentas para iniciar la operación, cómo utilizarás el dinero y cómo lo obtendrás.

Lo recomendable es incluir varios puntos como los siguientes:

-Los activos fijos: Muebles, mobiliario, maquinaria, equipos tecnológicos, vehículos, terrenos y locales.

-Los activos intangibles: Proyectos de investigación, estudios de negocio, constitución legal de la empresa, licencias, permisos y registros.

6.1.-El capital de trabajo:

Es el dinero necesario para que el negocio funcione durante el primer ciclo productivo. 

Es decir, desde que  inicia las operaciones hasta que se obtienen los recursos para seguir trabajando.

La inversión total del negocio: Se logra al sumar los activos fijos, los activos intangibles y el capital de trabajo.

En este nivel, es preciso diferenciar dos aspectos. No hay que confundir los gastos con la inversión. El primer término, se refiere al dinero que se necesita para funcionar a diario.

Mientras que la inversión, son los recursos que demanda la empresa para actuar autónomamente sin dinero externo.

 6.2.-Estructura de financiamiento:

Aquí defines si el negocio o proyecto será financiado con capital propio o necesitará inyección de dinero externo.

6.3-Fuentes de financiamiento:

En caso de requerir inversión externa, se describe la fuente. Si es un préstamo bancario,  realiza una breve descripción del banco, características del crédito, cantidad, plazo de devolución,  intereses y número de cuotas.

6.4.-Estudio de los ingresos y gastos:

Muestra un estimado de los ingresos y gastos que tendrás durante el periodo proyectado en el plan de negocios.

El tiempo suele variar de acuerdo al tipo de empresa, por lo general las proyecciones son calculadas a 5 años. Pero debido a los cambios constantes del mercado pueden realizarse a 3 años o incluso a 12 meses.

 6.5.-Evaluación financiera:

La intención es explicar al futuro socio que  el proyecto es rentable, el tiempo de recuperación de la inversión y las ganancias que se esperan obtener. 

Para ello se aplica la fórmula del  retorno sobre la inversión (ROI) que es un indicador financiero que permite conocer la rentabilidad de un proyecto en marcha o para evaluar una idea. 

La fórmula del ROI es:

ROI = ((Beneficio obtenido-Inversión)/inversión) x 100

Te presento un ejemplo sencillo:

La inversión total del negocio es de 100.000 euros (para este cálculo debes considerar los costes de alquiler, salarios y gastos).

Una vez que tienes la inversión, calcula el beneficio, utilizando la fórmula:

Beneficio neto = ventas totales – costos totales asociados a las ventas

Imaginemos que el beneficio neto que se espera obtener es de 500.000 euros, aplicando la fórmula del ROI:

ROI = ((500.000-100.000)/100.000) x 100

Arroja un ROI de 400 %, de esta manera afirmamos que el negocio es muy rentable.

Sencillo, ¿no?

7. Los anexos:

Aquí incluimos los documentos que brindan información adicional a nuestro lector. 

Se colocan en este apartado para no recargar el plan de empresa y dificultar la lectura. Por ejemplo:

-Imágenes del producto que se va a ofrecer.

-Material publicitario, como folletos o catálogos.

-El modelo de encuesta usado para realizar el estudio de mercado.

-La fotografía del negocio.

-Contrato de arrendamiento.

-Datos de los proveedores.

-Esquema del proceso de producción.

-Estructura de costes

– Los currículums del equipo de trabajo

Conclusiones:

-El plan de negocios no es complicado, solo necesitas ser preciso, detallista y escribir para que te comprendan.

-Hay un falso mito que el documento de trabajo es solo para comenzar un negocio o para las grandes empresas. Es perfectamente adaptable a pymes o emprendimientos. 

Incluso si tu compañía es sólida y lanza un nuevo producto, caminará sobre terreno más sólido con un plan.

-Uno de los objetivos de esta herramienta es que permite conocer la rentabilidad y viabilidad de un negocio antes de ponerlo en marcha. ¡Nos ahorrará dolores de cabeza!

-Si solo necesitas financiamiento, con el documento puedes demostrar a un tercero que se trata de una inversión atractiva y segura. 

-Si por lo contrario quieres obtener un préstamo bancario, le demuestras a la entidad financiera que podrás pagar la deuda contraída.

¿Estás desarrollando un proyecto emprendedor? Te dejo un video de mi canal de YouTube que puede ayudarte:

¡Nos vemos en los comentarios!

Como hacer un plan de empresa paso a paso

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